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關于辦公自動化軟件在管理工作中的應用
[論文關鍵詞]辦公自動化軟件
[論文摘要]在數字商業時代的今天，管理意識和管理發生了巨大的變化。過去金字塔式的管理結構現已被打破，逐漸由多層次的管理時期進入扁平化管理時期。管理、監督的精度要求不斷提高，用知識創造的工作越來越多。對信息量的要求也隨之增加，溝通數量和質量要求都在提升。如果把管理工作比作一部車，那么管理工具應該就是車輪子，是它使得管理工作轉動起來，而OA軟件(辦公自動化軟件)就是使管理者從千頭萬緒的辦公工作中解脫出來，幫助管理者在競爭中領先一步。OA軟件是結合先進的管理思想，從廣泛的用戶需求中抽象出通用模型，并利用群件技術開發的軟件產品。其主要作用是提高組織內部協作效率、信息效率，并幫助個人實現輕松辦公，提高管理效率。它是管理者借以實踐對群體管理的工具，是組織網絡辦公、協同辦公的軟件。
一、辦公自動化軟件的應用價值
（一）連接
通過OA軟件將分散在局域網和Internet上的各級組織與個人連接起來，形成一個依托于網絡而存在的虛擬集中式辦公場所。
（二）溝通
及時進行信息的交流與共享，例如消息提醒、郵件通訊、公告、知識共享等等。溝通是協同工作的基礎。
（三）協同
以工作流管理為線索，將人員、信息等各項資源按一定的規則組合起來，共同處理一組事件。同時，建立起各個異構系統之間的關聯系統，將各類管理數據進行抽取、轉換，參與流轉。
（四）監控
工作過程的監督與控制、工作流程狀態、處理時限等都是監控的內容之一。
二、辦公自動化軟件的管理價值
增強管理執行力是辦公自動化軟件的管理價值體現。從管的角度看，辦公自動化軟件的價值主要是規范流程、加強溝通以增強管理執行力。在實際應用過程中，辦公自動化軟件的管理價值體現在以下四個方面。
（一）建立內部通訊平臺
平臺上的員工通訊錄、在線交流功能使工作信息得以及時的傳遞，保障工作的順利進行。
（二）建立信息發布平臺
公告、、討論的發布讓信息準確無誤地傳遞到各個用戶。
（三）實現工作流轉的自動化
協同流程的建立根據不同的工作對象靈活使用。
（四）實現文件管理的自動化
通過OA辦公平臺進行公文的發布，在協同工作中設置專門的流程，在文檔管理中建立相應的文件夾進行存檔、歸檔操作。電子公文的實施取代了傳統的公文傳遞方式，不僅是傳遞方式的變革，還是管理意識的改變；除此之外，文檔管理還可以進行文檔的共享和借閱，方便地實現了知識的共享。
三、辦公自動化軟件在公司的應用
（一）連接
就廠區而言，公司下屬廠、機關處室位置較分散，不方便報告、文件等資料的遞送和傳閱。使用了辦公自動化軟件后，將分散在局域網的各個分廠和機關處室的電腦連接起來，在廠區形成了一個依托網絡而存在的虛擬辦公場所。
（二）溝通
通過辦公自動化軟件辦公平臺的在線交流、信急提醒(收到新的協同、有新的公告發布均會有一個紅色的信息提示彈出)功能可以及時地將最新的信息告知該平臺的每位用戶。及時的信急溝通為辦公的順暢打下了堅實的基礎。
（三）協同
協同是網絡辦公的有力體現。協同工作的要素:流程、事件名稱、事件內容。以定義工作流程的方式將事件傳送給接受者。在編輯事件內容時，使用者進行文檔格式編輯。若文檔內容需要修改，辦公自動化軟件辦公系統會自動顯示修改痕跡(如修改的內容、時間、修改者的姓名)。
（四）監控
監控是協同工作的有力保證。辦公自動化軟件辦公是通過定義工作流程進行流轉的，協同的發起人可以通過查看流程的節點流轉情況來監控事件的處理過程。在協同事件建立時可以進行事項跟蹤的設置。
四、辦公自動化軟件的應用體會
首先，使用該軟件后使工作變得輕松。原因有三:(1)信息流通快，以前兩三天處理的一個報告，在平臺上可以壓縮在1h內完成 (2)文件和工作都被自動、有序的流轉，在辦工作、待辦工作清晰明了，相當于給使用者安排了一個虛擬，大大減少了工作量;(3)信息發布平臺使無效會議減少。
其次，協作性、靈活性顯著提高。20世紀福特汽車創始人首先倡導的專業化分工的產業模式是一個偉大的創新。但在專業化效率日漸提高的今天，部門和部門、環節和環節之間協作效率高低就成為組織提升整體競爭能力新的驅動因素。辦公自動化軟件不僅能夠幫助企業建設無邊界組織，消除企業的信息死角，成為企業上下左右溝通潤滑劑，而且提高了企業部門間的協作能力，增強了團隊精神。
第三，提高了管理效率。在辦公自動化軟件平臺上，可以了解每項業務、每個職員的進度和狀態，了解哪些地方、哪個環節有改善的余地、挖掘的潛力，借此提高組織的工作效率和管理效率。
第四，規范性增強。在辦公自動化平臺上，人的意志無法改變程序運行，一切都得按照既定規則、公司制度進行。同時，杜絕了越權操作，防范了經營風險，增加了監督性。
最重要的一點是實現了知識管理。文檔管理自動化可以使優秀員工的思想技能不斷積累；能即時管理、更新每個部門的各種資料(如客戶資料)，使企業最大限度地降低人員離職時所帶來的人事。
五、結束語
第二次浪潮的到來使得對效率的追求正在演變成整體競爭能力的衡量標準。科技的進步使得企業可以借助技術提升效益。ERP實現企業的資源效率，則務軟件實現企業的資金效率，辦公自動化軟件則提升企業的信急效率、協作效率、辦公效率和管理效率，成為組織提升整體競爭能力的必需品。
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