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詳談文秘的自身修養(yǎng)與文書(shū)檔案管理
文字秘書(shū)是黨政部門和企業(yè)、事業(yè)單位必設(shè)的工作人員。其作為一種工作職務(wù)，不僅僅是抄、寫、收、發(fā)，而且還通過(guò)事務(wù)性工作的處理，起到領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀作用;同時(shí)，就一般情況而言，中小機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的文字秘書(shū)又是文書(shū)檔案的管理者。文書(shū)檔案的價(jià)值，關(guān)鍵在于檔案的質(zhì)量，而檔案資料的質(zhì)量，又取決于文字秘書(shū)和文檔管理工作人員的自身素質(zhì)。為此，今天小編就從文字秘書(shū)的自身修養(yǎng)談起，進(jìn)而就文字秘書(shū)的修養(yǎng)與文書(shū)檔案管理的關(guān)系問(wèn)題談?wù)勛约旱恼J(rèn)識(shí)。
詳談文秘的自身修養(yǎng)與文書(shū)檔案管理 1
一、較好的文字秘書(shū)的素質(zhì)修養(yǎng)，是文書(shū)檔案管理的重要基礎(chǔ)條件
文字秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，一是記錄和抄寫;二是文稿起草。記錄，有領(lǐng)導(dǎo)的口授記錄，有接待來(lái)訪者的記錄，還有會(huì)議記錄和電話記錄等等;抄寫，即對(duì)字跡潦草或因在起草過(guò)程中經(jīng)反復(fù)推敲、多次修改和勾劃的文稿進(jìn)行譽(yù)寫以便于繼續(xù)修改或交付打印。幫助領(lǐng)導(dǎo)譽(yù)寫稿件使之能騰出時(shí)間去做其它工作，這是文字秘書(shū)應(yīng)盡的責(zé)任。起草文稿，是文字秘書(shū)工作的主要部分。文稿的起草過(guò)程，常常是由領(lǐng)導(dǎo)和文字秘書(shū)合作進(jìn)行的。有時(shí)，是領(lǐng)導(dǎo)親自動(dòng)手，秘書(shū)幫助譽(yù)寫。以及做一些收集、補(bǔ)充和核實(shí);有時(shí)，是領(lǐng)導(dǎo)口授主要內(nèi)容，秘書(shū)記下后負(fù)責(zé)文字的加工整理;有時(shí)則是領(lǐng)導(dǎo)只口授一個(gè)要點(diǎn)，或者同秘書(shū)一起在討論中形成一個(gè)要點(diǎn)，然后由秘書(shū)據(jù)此去收集材料、推敲觀點(diǎn)，形成文字。這最后一種，領(lǐng)導(dǎo)只是出題目，而從擬定提綱、收集材料、起草文稿到討論修改，則都由文字秘書(shū)單獨(dú)負(fù)責(zé)。特別需要指出的是，在起草文稿的時(shí)候，文字秘書(shū)不但可以在醞釀和討論文稿的時(shí)候提出自己的意見(jiàn)供領(lǐng)導(dǎo)參考，而且可以在起草時(shí)直接把自己的想法寫上去，形成初稿，讓領(lǐng)導(dǎo)人去決斷，而不是照葫蘆畫(huà)瓢，這樣形成的文稿才能真實(shí)、全面、生動(dòng)地反映傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策、方針、意圖等，并使之成為群眾性的行動(dòng)。
要達(dá)到上述目的，文字秘書(shū)就必須具備較高的素質(zhì)。他除了具備一般工作人員的基本條件外，還應(yīng)有自己特殊的知識(shí)修養(yǎng)、技能修養(yǎng)、品德修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)方面的要求。知識(shí)修養(yǎng)、技能修養(yǎng)好不好，是一個(gè)文字秘書(shū)稱職不稱職的問(wèn)題;品德修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)好不好，是一個(gè)文字秘書(shū)合格不合格的問(wèn)題。因此，文字秘書(shū)要自覺(jué)地、全面地加強(qiáng)這四個(gè)方面的修養(yǎng)，努力把自己造就成為德才兼?zhèn)洹⒓群细裼址Q職的國(guó)家特殊崗位上的工作人員，在自己的工作崗位上，不僅僅通過(guò)文字的抄寫、記錄和文稿起草做好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，同時(shí)，由其經(jīng)手、處理的具有較高水平的文字材料，也為文書(shū)檔案提供了準(zhǔn)確的、豐富的、詳實(shí)的具有較高價(jià)值的原始資料。因此，較好的文字秘書(shū)的素質(zhì)修養(yǎng)，是文書(shū)檔案管理的重要基礎(chǔ)條件之一。
二、文字秘書(shū)同時(shí)應(yīng)該是一名優(yōu)秀的文書(shū)檔案管理工作者
由于人員編制和機(jī)構(gòu)設(shè)置的局限，許多機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理都是由文字秘書(shū)兼職的。按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，文書(shū)檔案管理方面的業(yè)務(wù)又隸屬當(dāng)?shù)貦n案局領(lǐng)導(dǎo)，因此，文字秘書(shū)應(yīng)在遵循檔案管理必須堅(jiān)持黨性、實(shí)踐性和科學(xué)性的基礎(chǔ)上，按照文書(shū)檔案管理工作關(guān)于統(tǒng)一管理、完整與安全、便于利用的原則要求，努力提高文書(shū)檔案管理方面的業(yè)務(wù)修養(yǎng)。
文字秘書(shū)兼做文書(shū)檔案管理，主要是做文書(shū)材料的立卷、文書(shū)檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護(hù)、利用、信息和統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)的工作。這些環(huán)節(jié)之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環(huán)節(jié)中的'中心環(huán)節(jié)，其它環(huán)節(jié)都為利用服務(wù)，為利用打基礎(chǔ)和創(chuàng)造條件。做好文書(shū)檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務(wù)，是文書(shū)檔案工作人員的根本任務(wù)。
作好文書(shū)檔案管理工作，是為了保證文書(shū)檔案在中心工作中的作用，即作為機(jī)關(guān)工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，作為科學(xué)研究的必要基礎(chǔ)條件，其重要性是不言而喻的。由于機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理工作是通過(guò)機(jī)關(guān)辦公部門的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)即文檔室進(jìn)行的，而這類文檔室對(duì)于較小機(jī)關(guān)而言，則具有綜合性，它不僅是管理文書(shū)檔案，同時(shí)統(tǒng)管了諸如人事、科技、會(huì)計(jì)等檔案，門類更多，內(nèi)容更豐富，工作更復(fù)雜，這樣，要求提供大量的參考資料，要求為機(jī)關(guān)中心工作的利用創(chuàng)造方便的條件，而且要求提供的資料迅速、準(zhǔn)確，這就增加了一定的難度。因此，文字秘書(shū)在加強(qiáng)秘書(shū)工作修養(yǎng)的同時(shí)，又必須具有文書(shū)檔案工作人員的有關(guān)理論、業(yè)務(wù)、紀(jì)律、技能等方面的修養(yǎng)，做一名合格的文書(shū)檔案管理工作者。
三、在新形勢(shì)下，加強(qiáng)文字秘書(shū)、文檔管理人員培訓(xùn)教育的必要性
綜上所述，由于中小機(jī)關(guān)的文書(shū)檔案管理，一般情況下都是由文字秘書(shū)兼任的，因而文字秘書(shū)的自身修養(yǎng)直接影響著文稿的質(zhì)量和文檔管理的水平。文字秘書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作，從專業(yè)上說(shuō)，雖然有區(qū)別，但業(yè)務(wù)關(guān)系上又相互聯(lián)系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一個(gè)載體，可以這樣說(shuō)，文字秘書(shū)的修養(yǎng)是決定文檔資料價(jià)值，進(jìn)而搞好文書(shū)檔案管理，使文書(shū)檔案發(fā)揮應(yīng)有作用的基礎(chǔ)，這就是該事物間的本質(zhì)聯(lián)系。
黨的十一屆三中全會(huì)以來(lái)，隨著黨和國(guó)家把中心工作轉(zhuǎn)移到經(jīng)濟(jì)建設(shè)、改革開(kāi)放和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展完善，各類部門在機(jī)關(guān)建設(shè)中，對(duì)文字秘書(shū)的要求越來(lái)越高，對(duì)文書(shū)檔案的管理及其作用的發(fā)揮也越來(lái)越重視，機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理作為黨和國(guó)家專門檔案局的基層和基礎(chǔ)工作就顯得尤為重要。經(jīng)過(guò)二十年來(lái)的努力，做為檔案管理的重要方面——文書(shū)檔案的管理有了較大的發(fā)展，但文書(shū)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，特別是廣大基層部門機(jī)關(guān)的文書(shū)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)及其文書(shū)檔案管理的水平還存在著明顯的與時(shí)代要求不相適應(yīng)的方面。突出地表現(xiàn)在能勝任文字秘書(shū)又兼文書(shū)檔案管理的人員數(shù)量少、崗位不穩(wěn)定。存在這種局面的主要原因首先是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文字秘書(shū)的要求不高，對(duì)文書(shū)檔案工作不重視，認(rèn)為文秘人員只是抄抄寫寫、跑跑顛顛，無(wú)足輕重，文書(shū)檔案管理工作只是收收發(fā)發(fā)、裝裝訂訂，無(wú)須專業(yè)，更有少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)受社會(huì)風(fēng)氣不良影響，把文秘、文檔人員做為自己的親信、隨從，來(lái)去以符合自己的口味為標(biāo)準(zhǔn)。其次，是不關(guān)心對(duì)他們的培訓(xùn)教育，專業(yè)水平得不到提高。
為此，針對(duì)文字秘書(shū)和文書(shū)檔案管理的重要性以及在實(shí)際工作中存在的問(wèn)題，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。第一，以公務(wù)員基本素質(zhì)要求為基本條件，在配備文秘、文檔管理人員時(shí)，應(yīng)選調(diào)那些所學(xué)專業(yè)的有關(guān)人員;第二，對(duì)在崗的專業(yè)人員應(yīng)定期地進(jìn)行教育培訓(xùn)，使他們?cè)谄返隆I(yè)務(wù)、技能等方面有不斷提高，以適應(yīng)新形勢(shì)的要求;第三，在所屬業(yè)務(wù)管理部門的指導(dǎo)下，對(duì)機(jī)關(guān)文字秘書(shū)、文檔管理人員，特別是文字秘書(shū)兼文檔管理的工作人員進(jìn)行定期考核，合格者，應(yīng)發(fā)給相應(yīng)的專業(yè)資格證書(shū)并享受規(guī)定的工資津貼，鼓勵(lì)他們作好本職工作。
詳談文秘的自身修養(yǎng)與文書(shū)檔案管理 2
一、文秘自身修養(yǎng)的多維構(gòu)成與培育路徑
文秘工作的綜合性、服務(wù)性與機(jī)密性，決定了其自身修養(yǎng)需涵蓋道德、能力、思維等多重維度，且各維度相互滲透、動(dòng)態(tài)發(fā)展。
（一）道德修養(yǎng)：立身之本與職業(yè)底線
道德修養(yǎng)是文秘的首要素養(yǎng)，是贏得信任、堅(jiān)守原則的根基，核心包含三個(gè)層面：
絕對(duì)忠誠(chéng)的政治素養(yǎng)：文秘需堅(jiān)定政治立場(chǎng)，準(zhǔn)確把握組織決策方向，尤其在黨政機(jī)關(guān)、國(guó)企等單位，需深刻理解政策精神，確保文書(shū)傳遞、信息反饋無(wú)偏差。例如在起草政策性文件時(shí)，需精準(zhǔn)解讀上級(jí)指示，避免因政治認(rèn)知不足導(dǎo)致工作失誤。
嚴(yán)守機(jī)密的職業(yè)操守：文秘日常接觸大量涉密文件、會(huì)議紀(jì)要及決策信息，“保密就是責(zé)任” 是基本準(zhǔn)則。需養(yǎng)成 “不該看的不看、不該說(shuō)的不說(shuō)、不該記的不記” 的職業(yè)習(xí)慣，規(guī)范涉密文件保管流程，杜絕通過(guò)非涉密渠道傳遞敏感信息，防范 “無(wú)意識(shí)泄密” 風(fēng)險(xiǎn)。
務(wù)實(shí)清廉的作風(fēng)品行：文秘作為領(lǐng)導(dǎo) “身邊人”，需始終保持務(wù)實(shí)作風(fēng)，不越權(quán)、不攬權(quán)、不謀私。在物資協(xié)調(diào)、會(huì)議安排等事務(wù)中堅(jiān)守清廉底線，在文書(shū)處理中堅(jiān)持客觀真實(shí)，不夸大、不隱瞞，維護(hù)信息的可信度。
培育路徑上，需通過(guò)定期參與政治理論學(xué)習(xí)、保密法規(guī)培訓(xùn)（如《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》及其實(shí)施條例），結(jié)合典型案例警示教育，將道德準(zhǔn)則內(nèi)化為行為自覺(jué)。
（二）能力修養(yǎng)：履職之要與專業(yè)支撐
能力修養(yǎng)是文秘應(yīng)對(duì)復(fù)雜工作的核心武器，需構(gòu)建 “復(fù)合型能力體系”，重點(diǎn)涵蓋四類能力：
精準(zhǔn)高效的文字能力：這是文秘的 “看家本領(lǐng)”，包括文書(shū)起草、修改潤(rùn)色、格式規(guī)范三大核心。起草時(shí)需 “吃透上情、摸清下情、結(jié)合實(shí)情”，例如撰寫工作總結(jié)需數(shù)據(jù)詳實(shí)、邏輯清晰，起草請(qǐng)示需一事一議、理由充分；修改時(shí)需兼顧語(yǔ)言嚴(yán)謹(jǐn)性與表達(dá)通俗性，避免歧義；同時(shí)需熟練掌握《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定的 15 種公文格式，確保文號(hào)、簽發(fā)人、附件等要素規(guī)范無(wú)誤。
靈活高效的協(xié)調(diào)能力：文秘需對(duì)接領(lǐng)導(dǎo)、同事、基層及外部單位，協(xié)調(diào)能力直接影響工作推進(jìn)效率。對(duì)內(nèi)需善于統(tǒng)籌會(huì)議安排、任務(wù)分配，避免時(shí)間沖突、職責(zé)不清；對(duì)外需掌握溝通技巧，例如在對(duì)接檔案管理部門時(shí)，需清晰傳達(dá)本單位歸檔需求，爭(zhēng)取專業(yè)支持。
細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)氖聞?wù)處理能力：文秘工作瑣碎繁雜，“細(xì)節(jié)決定成敗” 體現(xiàn)得尤為明顯。從文件收發(fā)登記、領(lǐng)導(dǎo)日程提醒，到會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置、物資準(zhǔn)備，需養(yǎng)成 “清單化管理” 習(xí)慣，例如會(huì)議前制定 “物料清單 + 流程清單 + 應(yīng)急清單”，確保每個(gè)環(huán)節(jié)無(wú)疏漏。
與時(shí)俱進(jìn)的學(xué)習(xí)能力：隨著數(shù)字化辦公普及，文秘需持續(xù)學(xué)習(xí)新技術(shù)、新規(guī)范。例如熟練運(yùn)用 OA 系統(tǒng)、公文寫作軟件提升效率，掌握電子檔案管理系統(tǒng)的操作方法，了解《檔案法》修訂后的新要求，避免因知識(shí)滯后導(dǎo)致工作被動(dòng)。
（三）思維修養(yǎng)：成事之基與格局體現(xiàn)
思維修養(yǎng)決定文秘工作的深度與廣度，需具備三種思維：
系統(tǒng)思維：文秘需將各項(xiàng)工作置于組織整體目標(biāo)中考量，例如在文書(shū)檔案管理中，需意識(shí)到檔案不僅是歷史記錄，更是決策參考的重要依據(jù)，因此需從 “收集” 到 “利用” 全流程規(guī)劃，確保檔案價(jià)值最大化。
前瞻思維：需提前預(yù)判工作中的潛在問(wèn)題，例如在大型會(huì)議前，提前核查參會(huì)人員名單準(zhǔn)確性、設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，避免現(xiàn)場(chǎng)突發(fā)狀況；在檔案收集前，預(yù)判哪些材料具有長(zhǎng)期保存價(jià)值，提前與業(yè)務(wù)部門溝通對(duì)接。
底線思維：始終保持風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，例如在文件傳遞中，需確認(rèn)接收人身份與權(quán)限，避免錯(cuò)傳、漏傳；在檔案保管中，需防范火災(zāi)、潮濕、蟲(chóng)蛀等風(fēng)險(xiǎn)，制定應(yīng)急預(yù)案。
二、文書(shū)檔案管理的全流程實(shí)踐與核心要求
文書(shū)檔案管理是文秘 “承前啟后、留存記憶” 的關(guān)鍵工作，需遵循 “收集 — 整理 — 鑒定 — 保管 — 利用 — 銷毀” 的全流程規(guī)范，每個(gè)環(huán)節(jié)均需體現(xiàn)專業(yè)性與嚴(yán)謹(jǐn)性。
（一）文書(shū)檔案的收集：確保 “應(yīng)歸盡歸、來(lái)源清晰”
收集是檔案管理的基礎(chǔ)，需做到 “全面、及時(shí)、規(guī)范”：
明確收集范圍：涵蓋單位內(nèi)部生成的各類公文（決議、決定、命令、公報(bào)等）、會(huì)議材料（紀(jì)要、議程、發(fā)言稿）、業(yè)務(wù)資料（報(bào)告、合同、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)）、外部來(lái)文（上級(jí)指示、同級(jí)函件、基層請(qǐng)示）及電子文件（郵件、PPT、音視頻）等。需制定《文書(shū)檔案收集范圍清單》，避免遺漏核心材料。
規(guī)范收集流程：實(shí)行 “誰(shuí)產(chǎn)生、誰(shuí)負(fù)責(zé)” 的源頭責(zé)任制，業(yè)務(wù)部門需指定專人對(duì)接檔案收集工作；文秘需建立 “文件收發(fā)登記臺(tái)賬”，詳細(xì)記錄文件名稱、來(lái)源、份數(shù)、接收日期、經(jīng)辦人等信息，確保每份材料可追溯。
關(guān)注電子文件收集：針對(duì)電子文件易篡改、易丟失的特點(diǎn)，需采用 “雙備份” 模式（本地硬盤 + 云端存儲(chǔ)），同時(shí)收集文件的元數(shù)據(jù)（創(chuàng)建時(shí)間、修改記錄、格式信息），確保電子檔案的真實(shí)性與完整性。
（二）文書(shū)檔案的整理：實(shí)現(xiàn) “分類科學(xué)、組卷合理”
整理是檔案管理的核心環(huán)節(jié)，目的是讓檔案 “有序可循、便于查找”，核心步驟包括：
分類編號(hào)：采用 “年度 — 機(jī)構(gòu) — 保管期限” 三級(jí)分類法，例如 “2024— 辦公室 — 永久”“2024— 人力資源部 —30 年”。編號(hào)需遵循唯一性原則，每卷檔案對(duì)應(yīng)唯一檔號(hào)，便于計(jì)算機(jī)檢索。
組卷裝訂：將內(nèi)容關(guān)聯(lián)的文件組成案卷，例如同一會(huì)議的`通知、紀(jì)要、發(fā)言稿可組為一卷；裝訂前需剔除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保案卷平整牢固；案卷封面需填寫案卷標(biāo)題、檔號(hào)、保管期限、起止日期等信息，字跡清晰規(guī)范。
編制檢索工具：制作《案卷目錄》《卷內(nèi)文件目錄》，詳細(xì)記錄案卷名稱、檔號(hào)、卷內(nèi)文件份數(shù)、起止頁(yè)碼等；對(duì)于電子檔案，需建立數(shù)據(jù)庫(kù)檢索系統(tǒng)，設(shè)置關(guān)鍵詞檢索功能（如文件名稱、發(fā)文單位、日期），提升查找效率。
（三）文書(shū)檔案的鑒定與保管：保障 “價(jià)值明晰、安全留存”
鑒定決定檔案 “存多久”，保管決定檔案 “存得好”，二者缺一不可：
科學(xué)鑒定保管期限：根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》，將檔案分為永久、30 年、10 年三類。永久保管的包括本單位重大決策、年度工作總結(jié)、干部任免文件等；30 年保管的包括重要業(yè)務(wù)合同、中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃等；10 年保管的包括一般性通知、臨時(shí)會(huì)議紀(jì)要等。鑒定需由文秘牽頭，聯(lián)合業(yè)務(wù)部門、檔案管理專家共同進(jìn)行，確保標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。
強(qiáng)化實(shí)體保管措施：檔案庫(kù)房需達(dá)到 “八防” 要求（防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防光、防塵），配備溫濕度計(jì)、滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥劑等設(shè)備；檔案柜需采用鐵皮柜，按檔號(hào)順序排列，柜內(nèi)放置樟腦丸等防潮防蟲(chóng)物品；建立庫(kù)房巡查制度，每周檢查溫濕度、設(shè)備運(yùn)行及檔案完好情況，記錄《庫(kù)房巡查日志》。
規(guī)范電子檔案保管：定期對(duì)電子檔案進(jìn)行完整性檢測(cè)與可讀性驗(yàn)證，每 2—3 年進(jìn)行一次數(shù)據(jù)遷移，避免因格式過(guò)時(shí)導(dǎo)致無(wú)法讀取；對(duì)涉密電子檔案，需采用加密存儲(chǔ)、權(quán)限管控等措施，僅限授權(quán)人員訪問(wèn)。
（四）文書(shū)檔案的利用與銷毀：實(shí)現(xiàn) “價(jià)值轉(zhuǎn)化、合規(guī)處置”
檔案的最終價(jià)值在于利用，銷毀則需嚴(yán)守程序，防范風(fēng)險(xiǎn)：
合規(guī)提供利用：建立《檔案利用管理制度》，明確利用權(quán)限與流程。內(nèi)部人員查閱需憑工作證登記，外部單位查閱需持單位介紹信；查閱涉密檔案需經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批，且不得帶出庫(kù)房，摘抄、復(fù)制需履行登記手續(xù)。利用后需及時(shí)歸還，文秘需核對(duì)檔案完整性。
高效轉(zhuǎn)化檔案價(jià)值：將檔案信息轉(zhuǎn)化為決策參考，例如整理歷年工作總結(jié)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，形成《年度發(fā)展數(shù)據(jù)匯編》，為領(lǐng)導(dǎo)制定規(guī)劃提供依據(jù)；針對(duì)重大項(xiàng)目檔案，梳理形成《項(xiàng)目檔案專題報(bào)告》，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。
規(guī)范銷毀流程：對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，需由文秘部門提出銷毀意見(jiàn)，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，由 2 名以上監(jiān)銷人現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督銷毀，并在清冊(cè)上簽字確認(rèn)，嚴(yán)禁個(gè)人私自銷毀檔案。
三、自身修養(yǎng)與文書(shū)檔案管理的融合共生關(guān)系
文秘的自身修養(yǎng)與文書(shū)檔案管理并非孤立存在，而是呈現(xiàn) “修養(yǎng)支撐管理、管理檢驗(yàn)修養(yǎng)” 的融合共生格局。
（一）修養(yǎng)是檔案管理的 “內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力”
道德修養(yǎng)保障檔案管理的規(guī)范性：嚴(yán)守機(jī)密的操守確保檔案不泄露，務(wù)實(shí)清廉的作風(fēng)確保檔案真實(shí)客觀，避免因個(gè)人私利篡改、隱匿檔案材料。例如某單位文秘在整理干部任免檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)部分材料缺失，未選擇 “補(bǔ)填造假”，而是主動(dòng)追溯源頭、聯(lián)系相關(guān)部門補(bǔ)齊，體現(xiàn)了對(duì)職業(yè)操守的堅(jiān)守。
能力修養(yǎng)提升檔案管理的專業(yè)性：精準(zhǔn)的文字能力確保檔案目錄、說(shuō)明等表述準(zhǔn)確，高效的協(xié)調(diào)能力保障檔案收集環(huán)節(jié)順暢，學(xué)習(xí)能力則助力適應(yīng)電子檔案管理等新要求。例如掌握 OA 系統(tǒng)操作的文秘，可通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)抓取文件信息，大幅提升檔案分類編號(hào)效率。
思維修養(yǎng)拓展檔案管理的深度：系統(tǒng)思維推動(dòng)檔案管理全流程閉環(huán)設(shè)計(jì)，前瞻思維提前防范檔案收集遺漏、保管失效等風(fēng)險(xiǎn)，底線思維則確保檔案利用與銷毀合規(guī)合法。
（二）檔案管理是修養(yǎng)的 “外在檢驗(yàn)場(chǎng)”
檔案管理的細(xì)節(jié)考驗(yàn)道德品質(zhì)：檔案整理中是否如實(shí)記錄材料缺失情況、是否嚴(yán)格執(zhí)行保密制度、是否規(guī)范辦理銷毀手續(xù)，直接反映文秘的職業(yè)操守。例如在檔案借閱中，面對(duì)熟人 “無(wú)手續(xù)查閱涉密檔案” 的請(qǐng)求，能否堅(jiān)決拒絕，是對(duì)忠誠(chéng)與原則的直接檢驗(yàn)。
檔案管理的效率檢驗(yàn)?zāi)芰λ剑好鎸?duì)大量文件材料，能否快速分類組卷；面對(duì)緊急查閱需求，能否迅速定位檔案；面對(duì)電子檔案故障，能否及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，均體現(xiàn)文秘的綜合能力。例如某單位迎接上級(jí)檢查時(shí)，文秘憑借完善的檢索系統(tǒng)，10 分鐘內(nèi)調(diào)出近 5 年的相關(guān)檔案，獲得檢查人員認(rèn)可，彰顯了扎實(shí)的能力功底。
檔案管理的價(jià)值體現(xiàn)思維格局：能否從 “保管檔案” 向 “利用檔案” 轉(zhuǎn)變，能否通過(guò)檔案分析為組織決策提供支持，體現(xiàn)文秘的系統(tǒng)思維與前瞻思維。例如某企業(yè)文秘通過(guò)梳理歷年銷售合同檔案，發(fā)現(xiàn)客戶合作規(guī)律，形成《客戶關(guān)系維護(hù)建議報(bào)告》，為市場(chǎng)部門提供了有效參考。
四、新時(shí)代背景下的提升策略
隨著數(shù)字化、信息化的快速發(fā)展，文秘需以更高標(biāo)準(zhǔn)培育修養(yǎng)、優(yōu)化檔案管理，適應(yīng)新時(shí)代要求。
（一）以 “數(shù)字化素養(yǎng)” 升級(jí)自身能力
主動(dòng)學(xué)習(xí)電子檔案管理系統(tǒng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，掌握 PDF 加密、電子簽章、區(qū)塊鏈存證等工具的使用方法，提升電子檔案的管理能力；關(guān)注檔案管理領(lǐng)域的新技術(shù)動(dòng)態(tài)，例如利用 AI 技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)分類、智能檢索，降低人工成本。
（二）以 “標(biāo)準(zhǔn)化思維” 規(guī)范檔案管理
參照《黨政機(jī)關(guān)檔案管理工作條例》《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，制定本單位《文書(shū)檔案管理操作手冊(cè)》，明確各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范、責(zé)任主體與時(shí)間節(jié)點(diǎn)；引入 “ISO9001 質(zhì)量管理體系” 理念，對(duì)檔案管理全流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管控，提升工作質(zhì)量。
（三）以 “服務(wù)型理念” 激活檔案價(jià)值
打破 “檔案庫(kù)房 = 封閉空間” 的傳統(tǒng)認(rèn)知，建立 “檔案服務(wù)清單”，主動(dòng)為業(yè)務(wù)部門提供檔案查詢、數(shù)據(jù)分析等服務(wù)；利用新媒體手段，將非涉密檔案轉(zhuǎn)化為科普文章、歷史圖集等內(nèi)容，例如制作 “單位發(fā)展歷程檔案展”，發(fā)揮檔案的文化傳播與教育功能。
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