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如何策劃會議方案
一、引入案例
能干的王秘書，嘉慶公司是一家知名企業，一直領導著打印及成像領域的技術和市場的發展，并在以拄的市場競爭中取得了驕人的戰果;這次司準備召開一次科技成果匯報會，擬定出席人員約30人，會期3天。公司辦公室將策劃會議方案的任務交給了小王秘書，小王秘書經過深思熟慮，拿出了一份完整具體、可操作的策劃方案，辦-/A`室主任看后對小王秘書大加贊賞。
問題:
1.知果你是小王秘書，會怎樣策劃這次會議呢?
2.會議策劃方案包括哪些內容?
3.怎樣擬寫會議策劃方案?
二、知識介紹
(一)會議策劃方案的內容
會議策劃方案是會議活動各項策劃意圖的書面形態，是會務工作機構根據領導者的意圖和指示制定的詳細周密的書面方案。它是會議籌備工作的依據，是會議籌備工作有序進行的保障。會議策劃方案經領導者審核批準后由會務工作機構具體實施。
會議策劃方案主要包括會議概要(會議主題、會議時間、會議地點、與會人員等)、會議日程及相關事務、會議預算以及其他需要說明的事項。
1.會議概要
在會議概要部分，要確定會議主題。速記會議主題應該與會議目標一致，同時具有號召力，能夠引起注意力和共鳴，比如區域合作會議可以“展望未來”作為主題，公司年會可以“營銷整合提升績效”為主題。又如TCL王牌高頻電子有限公司召開的中期銷售會議，就以“認清形勢、轉變觀念、提高品質、保障效益”為中心議題。為讓主題更加生動形象及深人人心，可以通過圖形標志來表達主題，表現“展望未來”的標志可以是未來風格的設計，“營銷整合”的主題可以用“涓涓細流，匯成奔騰的河流”之類的圖形表示。當然，也可以用會議主題的字母縮寫作為會議標志。
在會議策劃方案中還應寫明具體的召開時間、召開地點。如果會場有多個，也應一一注明。同時，最好寫明所設立的會議組織機構，如主席團、秘書組、宣傳組、會務組和保衛組等。并且還應確定各組的負責人，分別負責落實各項會議工作。
如果對會議所需設備有特殊要求，還應在策劃方案中寫明品種、規格和具體要求。
2.會議日程及相關事務
會議日程是會議方案的主體部分。這里要考慮的是與會者的到達和離開時間、每一時段的活動安排、會議主題內容、活動地點等，除正式會議議程外，括與會者用餐、參觀、娛樂和中間休息等，都需要盡可能詳盡準確的考慮禾安排。此外，開幕式和閉幕式是需要重點考慮的環節。湖南速記會議日程經常是一侶由時間和事件組成的表格，但是很多會議重要事項，不能在日程表中詳細扒舉，因此，對于會議策劃人員來說，一份詳盡的包含了會議從策劃、實施到評倪反饋每一個環節的相關事務列表是必需的。這實際上是會議組織的一份藍自，如果能夠按圖索驥，會議自然能夠組織得井井有條，達到預定的目標。
3.會議預算以及其他需要說明的事項
會議預算要從實際出發，預算會議所需的交通費用、餐宿費、場地租用費-A柳格魁笠一此閡寧古出.涌常潭照“節約、高效”的會議原則操作。
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