管理溝通的十大原則

時間：2025-09-26 10:25:34 詩琳管理溝通我要投稿

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管理溝通的十大原則

　　引導語：下面小編就為大家帶來管理溝通的十大原則，希望能夠幫助到您。

　　管理溝通的十大原則 1

　　一、管理溝通的明確性原則

　　管理溝通的明確性是指管理溝通在公開性的基礎上，必須將溝通的各項事宜，如渠道的結構、溝通的時間要求、地點要求、內容要求、頻率要求等等，進行明確、清晰的告示，要盡量避免含糊不清。其目的在于使全體溝通成員準確理解企業所期望的管理溝通要求，明白他們在溝通中所擔當的角色，即他們所應當履行的溝通職責和義務，從而最大限度地排除溝通成員對溝通要求的模糊和誤解，保證管理溝通能夠順暢高效地進行，順利達到管理溝通的預期目標。

　　明確性原則要求企業管理者與被管理者修煉和提高準確分辨、總結、表達、傳遞管理信息的能力。管理信息的溝通盡量做到言簡意賅,深入淺出，便于信息接受者準確把握自己所傳遞信息的真實內在意義。

　　二、管理溝通的適度性原則

　　管理溝通的適度性原則，是指管理溝通的渠道設置及溝通頻率不能太多，也不能太少;而應當根據企業具體業務與管理的需要，適度適當，以能達到管理目的為基準。

　　三、管理溝通的效率性原則

　　管理溝通的效率體現在溝通的各個要素與環節。

　　所有管理溝通過程的要素與環節的效率，最后都反映到整個溝通活動上來，構成了企業進行管理溝通活動的總體效率。

　　四、管理溝通的效益性原則

　　管理溝通是需要成本的，管理溝通也是能產生或增減企業產出的。既然管理溝通有成本有產出，自然也就應該衡量其效益--管理溝通的產出與成本的比例關系。

　　五、管理溝通的公開性原則

　　管理溝通的公開性原則，是指在同一個企業管理溝通過程中、管理溝通的方式、方法和渠道及其溝通的內容要求必須公開。即應當對參與溝通的.個人和團隊、部門都全面公開。公開性指的不是企業的所有信息都應該公開，而是指管理溝通的規則、方式、方法、渠道、內容要求必須公開，沒有公開的管理溝通規則，正確的溝通行為過程就會失去方向和指引.

　　六、管理溝通的簡捷性原則

　　管理溝通的簡捷性原則是指：

　　①溝通的具體方式、方法設計應當盡量簡單明了，以便于所有溝通成員掌握和運用。這一層意思的簡捷性，主要指的是具體的溝通方式、方法簡捷性。

　　②管理溝通應當采用最短溝通渠道或路徑進行溝通。渠道簡捷性的目的在于提高信息傳遞速度，通過減少渠道環節降低信息損耗或變形的可能性。

　　管理溝通的簡捷性也包括溝通內容的編碼簡捷性及解碼簡捷性，防止將簡單的管理信息人為地復雜化，致使溝通雙方無法準確互相理解。總之、管理溝通的簡捷性要求體現在管理溝通的各個方面，即體現在管理溝通的整個溝通模式里面。因此、管理溝通的簡捷性應該是企業管理溝通總體模式的簡捷性。

　　七、管理溝通的針對性原則

　　管理溝通的針對性原則是指，所有管理溝通的活動與過程設計，都是為了解決企業管理中的某些具體問題，支持、維護企業正常高效運行而設置，每一項管理溝通活動都有其明確合理的針對性。設置企業管理溝通模式時，必須充分考慮到具體企業的實際情況;所設置和采用的管理溝通模式，必須切合該企業的管理實際需要，企業管理溝通模式的設置必須有針對性。具體到企業管理溝通模式里面的具體溝通渠道、方式、內容等等的設計，也必須具有明確的針對性。即必須考慮到企業設計這一溝通渠道、溝通內容的目的是什么，是為了完成企業管理中的哪項工作，達到哪個目的。

　　八、管理溝通的同步性原則

　　管理溝通的同步性原則是指，在管理溝通過程中，溝通的雙方或多方應當全部進入溝通系統和溝通角色，溝通必須是雙向的交流過程，而不應當是單向或其中一方信息處于封閉或半封閉狀態。也就是說，成功的管理溝通必須是在溝通主體之間互動的，雙方處于平等交流地位的溝通。即雙方均應當對溝通同時具有適當、及時、同步的反應：互相理解，充分把握住了對方所傳達信息的意義。

　　管理溝通的同步性并不純粹或主要指溝通在時間上的同步性，而是指管理溝通的雙方或多方應該適時進入角色，相互進行信息傳送與反饋，強調的是其行為過程的互動性和溝通角色的同步性

　　九、管理溝通的完整性原則

　　管理溝通的完整性原則強調的是管理溝通過程的完整無缺。企業在設置管理溝通模式時，必須注意使每一個管理溝通行為過程均要素齊全，環節齊全，尤其是不能缺少必要的反饋過程。

　　在企業管理實踐中、管理溝通會出現一些不完整情形：

　　①沒有信息發送者，或信息發送者不明;

　　②沒有傳遞的溝通渠道，信息發送者不知道有什么渠道可以向接受者發送信息;

　　③接受者不明，到底信息應該發給誰，沒有明確方向;

　　④有渠道，有發送者，有接受者，但沒有設定具體溝通方式，如本來應該通過電話溝通的，他卻采用信件溝通，原因是企業沒有規定他打個電話就行了;

　　⑤其它一些情形。

　　管理溝通過程不完整，如缺乏反饋，就會使原本設想得很好的管理溝通受阻，對企業管理和管理溝通不利。

　　十、管理溝通的連續性原則

　　管理溝通的連續性原則是指，大多數管理溝通行為過程，尤其是例行日常管理溝通活動，并非一次溝通就可以一勞永逸地完成溝通工作任務，而是要通過反反復復多次的溝通，才能較好地履行和完成管理溝通的工作職責。連續性是企業管理工作本身所具有的客觀屬性，作為管理的信息化表現、管理溝通自然也具有這一客觀屬性。

　　連續性原則要求企業在進行管理溝通時注意以下三大方面：

　　①管理溝通在時間上的連續性;

　　②管理溝通在方式、方法、渠道等，即溝通模式上的連續性;

　　③溝通內容上的連續性。

　　管理溝通的十大原則 2

　　一、換位思考

　　換位思考是指人對人的一種心理體驗過程，將心比心，設身處地為他人著想，這是達成良好溝通不可缺少的心理機制。它客觀上要求我們將自己的內心世界，如情感體驗、思維方式等與對方聯系起來，站在對方的立場上體驗和思考問題，從而與對方在情感上得到溝通，為增進理解奠定基礎。在物業管理實踐中，換位思考是化解層出不窮的矛盾沖突時最常用的溝通技巧。物管人員和業主發生矛盾時，物管人員要換位思考，站在業主的角度去考慮問題，體會業主的心情，并且引導業主進行換位思考，去體諒物管人員的難處，理解與之有矛盾的做法，從而解決。

　　如某中檔小區，開發商為保持樓盤外觀的美觀，曾與物業公司簽約規定，任何人不得封閉陽臺。但開發商與業主的銷售合同書上并未明確此條款，因此當業主想封陽臺遭拒絕時，遷怒于物業管理企業，許多業主聯合起來拒交物業服務費。物業公司并沒有采取與業主對立的做法，而是從業主角度去考慮，盡可能地去了解業主行為的動機。

　　通過多次到實地調查研究，他們發現由于該城市的風沙較大，不封閉陽臺，的確會給業主的生活和安全造成不便和隱患。但開發商認為封閉陽臺，會影響外墻的美觀。物業管理公司經過再三斟酌，認為應該從實際出發，以人為本，要把給業主留下安居環境作為首要因素來考慮。通過與開發商的反復協商，最終達成共識：陽臺可以封，但要統一規格、材料等，既滿足業主的要求，又不影響外墻的美觀。而業主也認識到物業公司當初禁止封閉陽臺，是與開發商的約定，也是從維護小區整體外觀的角度去考慮問題的，也是為了廣大業主的利益。經過換位思考后，雙方消除誤會，握手言歡。

　　二、多管齊下

　　多管齊下，意思是指單憑一方或一己之力，很難解決問題，若匯聚各方力量、多人之力，問題就會迎刃而解。俗話說：“一個好漢三個幫”，有時光靠物管人員的努力，并不能解決與業主的糾紛，需要借助社區、業委會、政府主管部門等第三方力量，共同協作，把問題解決。第三方相對于物管人員和業主兩方，因為沒有利益沖突，所以更容易客觀地看待事情，從中立的角度分析雙方的過錯得失，有利于公平、公正地解決問題。在實際溝通過程中，多管齊下不僅指借助第三方力量，還指靈活運用其它的力量，如業主家中明事理的家人、與業主相熟的其他物管人員等。

　　如某物管人員小王，接到業主的投訴，稱他所在的居民樓，有人在樓梯拐角處放煤爐燒水，污染空氣，也影響過往通行。小王找煤爐的主人李先生核實情況，請他遵守《業主公約》，不要為了自己方便，就將煤爐這樣的私人物品，放在公共的區域里，影響整體的環境。李先生絲毫不理睬小王的話，還是將煤爐放在老地方，于是小王接連去了李先生家三次，苦口婆心地請李先生尊重相鄰業主的權益，可李先生非常固執，執意要將煤爐放在那里。李先生不講理，可事情還是要解決，于是小王想到請與李先生有交情的保潔員小胡出面，和李先生溝通，勸他把煤爐拎回家。然后小王又請李先生的母親幫忙做他的思想工作，李先生是孝子，又講兄弟義氣，經過多方面努力，問題得以解決。多管齊下，是非常積極的溝通技巧，一條路走不通，想方設法從其他方面入手，尋求緩解人際矛盾的各種力量，共同解決糾紛，促進小區和諧。

　　三、恰如其分

　　恰如其分，就是恰處中間，既不過分，亦非不及，指辦事或說話正合分寸。恰如其分，不多一分，不少一分，對分寸拿捏得當，才能化解潛在的危機，巧妙處理各種突發的事件。物業管理實踐中的人際溝通，是一門復雜的藝術，人與人之間的交往，有利益的驅動，更有情感的聯系。物管人員與業主建立深厚的感情，業主信任物管人員，物管人員關心業主，但并不意味著可以不講原則，有時還必須做到公私分明，否則做事情始終考慮人情，而不考慮規則，就會打破管理的秩序，影響管理的效率。

　　如業主張先生與物管人員關系一向很好，物業公司搞活動需要幫助時，他都出了很多力。但當他提出想在家中飼養一條大蟒蛇作寵物時，物管人員堅決反對，因為《業主公約》里有具體的規定，業主不能在家中飼養一些有危險性的'動物。若張先生家中有蟒蛇，哪天忘記關門，蟒蛇游出來，就給其他業主帶來很大的威脅。張先生認為物管人員太不夠意思，一點不通融，物管人員向他說明情況，并表示如果不違反規定，張先生有任何困難，物管人員都會給予最熱忱的幫助。張先生最終理解了物管人員的做法，恢復了與他們的良好關系。人情歸人情，原則性的問題不能通融，不能模糊了界限，要做到恰如其分。

　　四、委曲求全

　　委曲求全是指為了求全，忍受一時的委屈。委曲既勉強、即忍讓、即遷就。全即全部、即整體、即大局。老子說過“曲則全”，就是后退，謙讓，退一步“海闊天空”的意思。物業管理，管理的是物業，服務的是人，天天與人打交道，是一項復雜而艱辛的工作。物管人員提供服務，與業主抬頭不見低頭見，一點委屈都不能承受，就會與業主關系搞僵，不利于企業長期的發展。古語云“小不忍則亂大謀”，現實生活中，物管人員毆打業主，與業主積怨甚多，都是不能委屈自己，終難以求全。物管人員為業主排憂解難時，有時會遇到有苦難言的情況，為了企業的形象，為了良好的口碑，應該掌握委曲求全的溝通技巧，以一己的忍讓，換得業主的滿意。

　　如某業主家中沐浴器出水太小，請物業維修人員上門察看是否水管有問題。維修人員一時查不出原因，業主要開沐浴器，澆了維修人員一身的水。維修人員一聲不響地重新檢查沐浴器，發現問題的癥結：業主的沐浴器使用時間過長，銹漬堵塞了出水眼。維修人員為業主解決問題后，全身濕淋淋地離開業主家，雖然心里很委屈，但選擇了冷靜克制。如果當時維修人員受不了氣，與業主激烈爭吵，或是收拾工具，表示不修了，勢必引起業主更大的憤怒，對物管人員產生敵對心理。

　　五、以退為進

　　以退為進，是指以暫時的退讓，取得更大的進展。有時針鋒相對，并不是解決沖突問題的最好辦法，適度的退讓，反而有利于溝通。不爭一時意氣，避其鋒芒，等業主冷靜下來，再去進一步溝通，并且相信問題一定能圓滿解決，運用“以退為進”的溝通技巧，表現了物管人員處理問題的智慧、耐心和信心。

　　如某高層住宅電梯發生故障，物業公司領導立即趕到現場，按照事先制定的緊急預案組織有關人員進行搶修。經過50分鐘的緊急處置，電梯故障得以排除。當被困的3位業主走出電梯時，物業領導向他們解釋故障發生原因，并真誠地道歉，安撫他們的情緒。但業主們卻不領情，破口大罵，認為物業失職，還要向媒體投訴。這時物業公司領導說什么，業主也聽不進去，說一句回十句，強作溝通，反而會激起業主更大的反感。物業領導審時度勢，覺得還是冷處理較好，業主正在氣頭上，即使努力溝通，效果也是事倍功半，不如以退為進，等到第二天再向業主致歉。第二天領導派人送了水果籃給3位業主，并以卡片的形式向業主說明物管人員日常對電梯的維護保養工作是到位的，電梯故障是突發情況，讓業主受驚，表示歉意，而業主氣消了，也認為當時自己太沖動，口不擇言，對物管人員太苛刻。雙方冰釋前嫌，關系比以前更加融洽。

　　六、亡羊補牢

　　亡羊補牢，是指錯誤發生以后，如果及時挽救，還為時未晚。物業管理是一個風險很高的行業，如車輛被盜、業主財產受損、業主人身受到傷害等，即使物管工作做得再好，也是防不勝防，不能完全絕對地避免物業風險。當風險發生，惟有吸取教訓，把不足的地方補全，把導致隱患的部分修正，更嚴格地要求自己，工作做得更細致認真，才能降低未來的風險，讓公司不會一蹶不振，而是在挫折中不斷成長。

　　如某小區有幢樓4戶人家白天被小偷撬了門鎖，因防盜門較結實，小偷沒能撬開大門，因而沒有實質性的偷盜行為。雖然業主家中財產并沒受損，但物業公司認識到了安保工作有漏洞，由物業主管向這4戶業主道歉，表示以后要增加小區、樓道巡邏次數，完善小區進入人員登記制度，讓業主居住更有安全感。這幢樓附近，開發商當初并未設置紅外探頭，屬監控死角。而這幢樓靠近小區西邊的圍墻，圍墻上有個缺口，物業公司一直想把缺口修補起來，但由于圍墻外有個菜場，有些居民為了買菜方便，從這個缺口進進出出，強烈反對物業公司修補圍墻。物業公司立即聯系開發商，協調補裝了探頭，又聯系業委會，商討修補圍墻一事，缺口雖然方便了居民買菜，但不利于小區封閉管理，為秩序維護、安全管理帶來隱患。物業公司向業主們分析利弊，小偷大白天撬了4戶人家的門，如此猖狂，到底是買菜方便重要，還是安全感重要？業主們認識到了安全第一，也被物業公司“亡羊補牢”的精神感動，增進了信任，以后也更配合物管的工作了。

　　七、察言觀色

　　有數據表明，人們在溝通時，有7%的效果來自于說話的內容，38%取決于肢體語言（面部表情、身體姿勢等）。所以，在解讀業主心意時，重要的不只是他說了些什么，更重要的是他怎么說，有著怎樣的面部表情及體態表現。這就是察言觀色。業主怎么想，怎么做，為什么要那樣，出于什么目的？業主的言行總是以自身利益為出發點，人員要通過察言觀色，了解他所思所想，揣摩說什么話他能接受，拿出什么方案他會認可，以實現最有效的溝通。

　　如某業主怒氣沖沖地來到物管處投訴，說她的親戚來看她，卻被小區保安擋在外面，不讓進小區。物業接待人員了解事情原委，原來是親戚沒有攜帶有效證件，保安雖已知他是業主的親戚，但出于安全考慮，沒有放行，引起業主的強烈不滿。接待人員從業主的口音發現她是北方人，性子比較急，連珠泡一般的話語，容不得別人插話。這時若直接用言語和她溝通，很可能與她爭論，未必有好的效果，于是接待人員請她坐下來，倒茶給她喝，耐心地聽她把話說完，看她的表情漸漸平靜下來，身體開始放松，再與她分析情況，表明態度。接待人員表示接受批評，并向她和她的親戚表示歉意，承認保安工作沒做到位，缺乏靈活性，給業主的生活帶來了不便，并表示會向領導反映她的意見，在以后的工作中加以改進。

　　當業主面色和緩，與之前的神態判若兩人時，接待人員再進一步向她解釋保安之所以這樣做，也是為了保證小區內業主和住戶的人身及財產安全，物管處制訂了有關控制外來閑雜人員出入的規定，對外來人員嚴格執行檢查有效證件及登記的制度。保安按章辦事，但靈活性不夠，業主剛才反應有點過激，不能一味地批評保安，也應該理解保安的做法。業主感受到了接待人員的誠懇，并認可接待人員的處理方式。接待人員正是憑借察言觀色，判斷業主的性格特征，恰當處理問題，在溝通過程中，注意觀察業主當時的情緒特點并做相應的對策準備，從而達成了與業主之間的積極良性的溝通。

　　八、重點突破

　　重點突破，也就是集中精力，突破“關鍵的少數”，以發揮“以點帶面”的作用。解決頭緒眾多的問題，或是大面積發生的問題，一時會覺得無從下手，但若能抓住“關鍵的少數”，就會化難為易，化繁為簡，取得突破性的進展。物業實踐中，很多物業管理公司感到頭疼的就是“收費難”的問題。業主們有時對物業人員過于苛求，稍有不滿就拒交管理費。誠然有的物業公司缺乏服務業主的意識而導致業主抱怨，但交納物業管理費用是業主的義務，不能以對物業管理工作不滿意就拒交管理費用，可以通過向政府主管部門反映，找業委會、法律訴訟等途徑去解決問題。

　　面對業主當中的“欠費大戶”，物業公司要重點突破，一旦收到成效，必然會對其他欠費的業主產生警示作用。如某物業公司接手管理一處寫字樓以來，工作勤勉，對業主負責，也采取多種措施催繳物業管理費，但業主欠費累計高達數百萬元。為了保障自己的合法權益，加大清欠工作的力度，物業公司選擇幾個欠費大戶作為重點，提起訴訟，最后法院判決物業公司勝訴，依法收取欠費大戶拖欠的物業管理費。訴訟結果被公示以后，對其他欠費業主有了很大的觸動，物業公司再去收繳欠費，就容易多了。因為時間成本、經濟成本等制約，物業公司不向所有欠費業主提起訴訟，選擇其中的欠費大戶重點突破，勢必收到很好的效用。

　　九、順水推舟

　　順水推舟，是指順著水流的方向推船，比喻順著某個趨勢或某種方向說話辦事。物管人員有時要順應業主的思路去行事，于業主方便，就是于己方便，讓業主心里舒服，自己心里也舒服，沖突也會迎刃而解。在處理一些非原則性問題時，可以運用這種溝通技巧，若是業主違反了有關法律法規，犯了原則性錯誤，就不能順水推舟了。這里要強調的是，順水推舟，并不是指機械地一味以業主的意愿去行事，而是在順應業主情感脈絡和思維軌跡的大方向上，作出一些變通，讓矛盾得以化解。

　　如某小區業主投訴他家樓上有人養雞，雞每天天不亮就打鳴，嚴重影響了他全家的休息，要求物管人員馬上處理這個問題。經過調查發現，樓上業主是一對新婚夫婦，其家鄉有在新婚期間養雞報喜的風俗習慣，所以才在家中養了一只大公雞，而且按照慣例，公雞至少要養一個月。物管人員了解情況后，上門與這對新婚夫婦溝通，先是恭賀新禧，再聊各地新婚習俗，話題引到公雞報喜上面，不知不覺拉近了與業主的距離。最后物管人員點明來意，樓下業主投訴樓里養雞，一方面要尊重各地習俗，一方面城市住宅樓里養雞，的確會給鄰居帶來滋擾，建議這對新婚夫婦將公雞放養到郊區，讓它為更多的人報喜。這樣，既順應新婚夫婦公雞報喜的思路，又解決了公雞擾鄰的問題，樓上樓下業主都滿意了，物管人員以后的工作就更好開展了。

　　十、有備無患

　　有備無患，指的是事先準備，就可以避免禍患。做任何事情都應該事先準備，以免臨時手忙腳亂。物業管理實踐中，會經常遇到突發的事件，如果事先不做充足的準備，一旦出現問題就會驚慌失措，處于被動局面，會給業主一種辦事能力低下的印象。

　　比如業主之間起沖突，雙方都叫了許多人來助陣，這時物管人員要高度戒備，一方面通知派出所，一方面調集多名保安，以防事態往不好的方向發展。物管人員進行調解，讓雙方保持冷靜，有話好好說，如果事態嚴重，雙方情緒激動，再通知多名保安至現場，將兩方面的人群隔開，繼續進行說服教育，直至派出所來人共同把問題解決。如果事先不調集多名保安，場面將不可控制，所謂有備無患，有時可能事情很容易解決，準備過多用不上，但一旦情勢直轉，沒有準備，就會讓場面失控，造成人身傷害、財物損壞等問題，不利于小區的和諧安寧，影響業主居住其中的安全感。有備無患，凡事想在前頭，化被動為主動。

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