試析對電力基層單位科技檔案工作的再認識

試析對電力基層單位科技檔案工作的再認識

　　論文摘要：電力科技檔案是電網建設過程中形成的第一手材料，是整個工程建設的真實記錄。它不僅是工程竣工投產、達標驗收時不可缺少的組成部分，更是今后電網生產運行、改擴建、維修和維護自身權益的基礎資料和重要依據(jù)。因此，必須做好電網建設項目的檔案管理。闡述了電力建設項目檔案工作的性質、特點、形成規(guī)律、工作原則，探討了供電企業(yè)建設項目檔案工作的一些做法，提出新時期科技檔案工作的發(fā)展和變化，通過對電力科技檔案工作的再認識，并針對項目檔案工作中存在的一些具體問題，提出健全科技檔案的規(guī)章制度、加大科技檔案管理的投入、加強對基層科技檔案人員培訓和注重科技檔案的利用的建議。

　　論文關鍵詞：基層；科技檔案；電力建設
　　
　　科技檔案是指在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的文字、數(shù)據(jù)、聲像、圖表、軟盤等各種載體，并且按照一定的歸檔制度作為真實歷史記錄集中起來保管的科學技術文件材料。

　　一、電力建設項目檔案的特點和形成規(guī)律

　　電力建設項目按照工程建設性質可分為新建工程、改建工程、擴建工程和恢復建設工程。這些建設項目一般由多個單位工程組成。
　　電力建設項目檔案是指整個電力建設項目按照基本建設程序，一個工程從醞釀、決策、設計、施工、竣工到建成投產的全過程中形成的、有保存價值的、應該歸檔的文字、圖紙、圖表、計算和聲像材料等各種形式和載體的文件材料。包括依據(jù)性材料、基礎性材料、工程設計（含初步設計、技術設計、施工設計）、工程施工、工程竣工和工程驗收的文件材料。由于大的電力基本建設項目從醞釀決策到竣工投產有著工程建設周期長、施工單位多、工程復雜和專業(yè)性強等特點，因此，記載和反映工程建設歷史全過程的工程檔案，也就具有相同于工程一樣的形成周期長、專業(yè)復雜、成套性強和數(shù)量大的特點。而零星項目（如城農網、縣城電網建設與改造工程中的10KV及以下工程）則因為工期短、同時施工項目多、分散施工等特點，其記載和反映工程建設全過程的工程檔案，也就有著形成周期短需及時積累、整理材料、共用立項、審批文件和典型設計圖和數(shù)目多的特點。
　　電力建設項目檔案的形成，按照電力建設的基本程序一般分為三個階段。
　　一是前期工作階段，形成的檔案主要有立項及審批文件、項目建議書及批復、項目評估、可行性研究、設計基礎材料、設計任務書、征用土地、紅線圖、房屋拆遷及拆遷賠償、合同協(xié)議、工程和設備招投標文件及施工現(xiàn)場的“五通一平”等工程管理性文件。以上這些文件材料多以文字或圖冊的形式存在。一般來說，格式較為規(guī)范，書寫材料基本符合要求。一個建設項目雖然從審批立項到開工需要較長的時間，來往文件較多，但只要有專人負責，把住收、發(fā)文件關，堅持文件的統(tǒng)收統(tǒng)發(fā)、集中管理，特別注意帳外文件的管理，前期文件是能夠達到齊全完整要求的。
　　二是施工階段，該階段形成的檔案主要有施工許可證、施工組織設計、開工報告、工程技術交底、施工記錄、施工圖及圖紙會審記錄、材質證明、設備使用說明書、產品檢驗、工藝規(guī)程、出廠合格證、設計變更通知單、工程聯(lián)系單、驗評資料、質量鑒定、隱蔽工程驗收記錄、事故處理報告、設備安裝調試記錄、分項分部工程質量檢驗評級、工程質量檢驗評級文件、施工技術總結、未完工程清單和工程項目的監(jiān)理、生產技術準備、安全操作規(guī)程、技術培訓、技術準備計劃、開停車方案、試生產和涉外文件等方面的文件材料。施工階段由于現(xiàn)場辦公條件較為簡陋，設計、施工、監(jiān)理、調試等多個單位現(xiàn)場工作，文件材料來源多，信息量大，給文件的收集帶來了一定的困難，施工階段形成的文件有圖紙、表格、照片、探傷底片、錄像帶、文字材料和計算機軟盤、光盤等多種形式和載體，書寫材料很難控制。因此，加大施工階段檔案工作的力度，制定相應的控制措施，認真做好施工階段各類文件材料的積累、整理、歸檔工作，是工程檔案能否達到齊全、完整、準確的關鍵，也是檔案人員工作的難點和重點。
　　三是竣工階段，形成的檔案主要有工程竣工圖、工程質量的評審材料、反映工程建設過程的現(xiàn)場聲像材料、工程竣工驗收鑒定書、竣工總結、竣工報告、工程決算報告、審計報告和環(huán)保、工業(yè)衛(wèi)生、消防、移民等單項驗收所形成的文件材料。竣工階段形成的文件材料大多為圖紙、照片、錄音、錄像和文字等形式和載體，格式較為規(guī)范，書寫材料基本符合要求，而且一般比較齊全、完整。這個階段最為關鍵的工作是竣工圖的編制和編制質量的審查工作，而竣工圖質量的高低，主要是做到圖實相符。要做到這一點，一是要有完整準確的更改通知單，二是工程監(jiān)理應認真做好對竣工圖的審查工作。竣工圖的編制應嚴格按照國家和電力行業(yè)有關竣工圖的編制規(guī)定，按照不同的企業(yè)類別，分別由施工單位或設計單位進行編制。
　　工程的前期工作到施工階段再到竣工階段，形成的檔案有著不同的特點，但又與整個工程建設過程的基建程序和專業(yè)技術內容相銜接，只有收集到工程建設全過程的文件材料和圖紙，才能確保一個電力建設項目竣工檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng)。

　　二、電力建設項目檔案工作的特點及原則

　　電力建設項目檔案工作是一項以項目管理為中心內容的專業(yè)性和服務性的工作，是實現(xiàn)電力建設科學管理不可缺少的技術基礎工作。它隨電力建設項目的開始而建立，又隨電力建設項目的竣工投產、交付使用而告終，與工程項目建設的進程同步。
　　1.電力建設項目檔案工作的特點
　　（1）有特定的工作對象。一個具體工程的檔案管理。
　　（2）有特定的工作內容。檢查、指導工程建設項目文件材料的形成、積累、整理、歸檔，進行建設項目檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和開發(fā)利用。
　　（3）有特定的作用。為工程項目的可行性研究、立項審批、工程設計、施工管理、竣工驗收、質量驗評、生產準備、試生產及投產后的生產和管理等各項工作提供依據(jù)、提供服務。而這種依據(jù)和服務所起的作用不僅體現(xiàn)在促進工程項目及時投產、發(fā)揮投資效果方面，而且還延伸到整個工程交付使用后經濟效益的充分發(fā)揮。
　　2.集中統(tǒng)一管理檔案是我國檔案工作的基本原則
　　電力基本建設周期長（或極短）、單位工程多、技術要求高、檔案數(shù)量大，因此，更應該認真貫徹落實《檔案法》和《檔案法實施辦法》。實行集中統(tǒng)一管理的原則，這是強化檔案管理工作，確保項目工程檔案的完整、準確、安全和有效利用的前提條件，也是我們開展業(yè)務指導工作必須遵循的基本原則。

　　三、建設項目檔案工作目前存在的問題

　　近年來，由于國家對檔案管理的要求越來越高，特別是國家電力體制改革。廠網分開后，由于輸變電工程項目的建設相對于水、火電廠建設而言，受到投資少、建設周期短、電壓等級不同、施工隊伍的水平參差不齊等因素的影響，不少建設、設計、施工和監(jiān)理單位對建設項目檔案管理不夠重視，電網建設中檔案管理的問題不斷暴露出來，影響到整個工程項目的驗收。

　　四、對基層科技檔案提出的建議

　　基層科技檔案工作雖然有一定的提高，但是與新時期對檔案工作提出的新的要求相比，尚有較大差距。為使基層檔案管理及時跟上社會發(fā)展，滿足新形式下對檔案管理的要求，建議對基層科技檔案工作從四個方面進一步加強。
　　1.健全科技檔案的規(guī)章制度
　　近年來，隨著社會法制化進程不斷地深入推進，科技檔案在維護企業(yè)的合法權益和提供優(yōu)質服務等方面的重要性越顯突出。隨著各界對科技檔案管理意識的增強，《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法》、《重大建設項目檔案驗收辦法》、《電力工程達標投產管理辦法》、《國家電網公司輸變電優(yōu)質工程考核項目及評分標準庫（2009版）》等涉及檔案工作的管理辦法及規(guī)定相繼出臺，基層科技檔案工作應抓住這一有利時機，結合工作實際情況，參照建立一整套切實可行的制度、辦法和具體實施細則，明確各級檔案管理責任，并加大對基層檔案管理貫徹執(zhí)行情況進行督促檢查和考核的力度，做到有章可循，權責分明，一切按制度辦法辦事。在工作中，結合工作實際情況，制訂了《輸變電建設工程檔案管理辦法》、《技改、大修項目檔案管理辦法（試行）》等管理辦法。以《輸變電建設工程檔案管理辦法》為例，在總則中規(guī)定了該管理辦法的范圍、制定原則、管理體系等；在管理職責中細化了相關單位的職責，如建設部門職責、辦公室（檔案）職責；把歸檔范圍進行細化并落實責任部門；明確檔案的歸檔要求，如必須提交正本、竣工圖的編制及修改、歸檔文件的材質要求等。通過一段時間的執(zhí)行后，檔案工作已初見成效。
　　2.加大科技檔案管理的投入
　　科技檔案管理的投入包括物的投入和人的投入兩方面。
　　“巧婦難做無米之炊”，“物”的投入是前提。物的投入包括能滿足要求的檔案庫房、閱覽室、辦公室以及必備的計算機、打印機、刻錄機、掃描儀、照相機、復印機、攝影機、服務器等現(xiàn)代化管理設備，也包括滅火器材、空調機、去濕機、溫濕度測試儀、吸塵器、消毒殺蟲設備等現(xiàn)代化設施。
　　配備足夠比例的檔案人員。在當今快速發(fā)展的環(huán)境下，要充分認識到人在檔案工作中的關鍵作用。造就具有良好政治素質、多學科知識、掌握現(xiàn)代化管理技術和熟悉檔案業(yè)務的專業(yè)人員，以適應現(xiàn)代化檔案工作的需要。科技檔案包含的范圍廣，如電力企業(yè)科技檔案就包括電力系統(tǒng)生產調度、科學技術研究、基本建設以及設備、儀器四大類。其中，電力系統(tǒng)生產調度又包括電力系統(tǒng)運行、繼電保護、自動裝置、調度通訊等六類。科學技術研究包括調度通訊、自動化及供用電科研、架空線路、配電網科研、變電站科研、直流輸電線路科研等八類。基本建設包括調度自動化通訊工程、架空線路、配電網工程、電力電纜線路工程、變電站工程等八類。設備、儀器包括綜合設備、架空線路、配電網設備、電力電纜及檢測設備、變電站設備等八類。要做好如此多類別的檔案工作，要求科技檔案人員一定要有相關的專業(yè)基礎知識。因此，在配備基層檔案人員時，應從科技檔案管理的要求入手，注重年齡、文化水平，應特別重視人員的專業(yè)結構。為保證檔案工作的相對穩(wěn)定和工作連續(xù)性，不要隨意、頻繁調換檔案人員。重視保證檔案人員的合法權利，特別是獎勵、晉升的權利，穩(wěn)定檔案工作人員隊伍。
　　3.加強對基層科技檔案人員的培訓
　　對基層專（兼）職檔案人員上崗前實行上崗培訓，上崗培訓包括檔案職責范圍、檔案知識、計算機知識、檔案應用系統(tǒng)知識等，經考試合格后持證上崗。組織定期和不定期的業(yè)務培訓，結合具體工作開展情況進行業(yè)務指導和交流、及時傳達檔案管理的相關文件和要求。開展繼續(xù)教育培訓以跟上檔案工作發(fā)展的要求，不斷提高其檔案工作水平。
　　4.注重科技檔案的利用
　　科技檔案應由過去單一的保管向有利于利用的方向發(fā)展，提供利用才是科技檔案工作的目的，充分發(fā)揮其在維護企業(yè)的合法權益和提供優(yōu)質服務等方面的作用。首先要轉變觀念，改變公眾對科技檔案工作不正確的認識。其次，檔案工作人員要充分發(fā)揮各級人員的主動性，不斷提高科技檔案管理業(yè)務水平，采取多種形式，迅速、準確地提供詳實的材料并做好相關記錄，總結經驗教訓，更好地為企事業(yè)單位和國家機構、社會組織及個人提供檔案服務，充分體現(xiàn)檔案的價值、地位、作用和意義。
　　基層科技檔案的利用一般比較簡單，主要表現(xiàn)在三方面。一是起憑證作用。一般需要提供檔案中的合同、協(xié)議。在法制化日趨完善的今天，檔案以其權威性對其提供的證據(jù)作用已引起公眾重視。它使企事業(yè)單位和國家機構、社會組織在保護自身合法權利的同時，避免不必要的經濟損失。二是通過規(guī)范、詳實的科技檔案利用，使相關工程項目提前竣工投產、設備維修提前使用。一般需要提供的是檔案中的設備資料。三是工程設計中重復利用科技檔案，既節(jié)省設計工作量，而且經重復利用的圖紙是經實踐考驗過的，設計質量又有保證，它在提高科技檔案利用率的同時，也大大提高了工程設計的效率，節(jié)約了工程設計的人力、物力的投入。需要提供的是檔案中的竣工圖。宜賓電業(yè)局的《利用科技檔案節(jié)約設計工作量創(chuàng)效益》就獲得了四川省開發(fā)科學技術檔案信息資源成果評獎活動三等獎。針對這三方面的利用，各基層單位檔案工作人員可根據(jù)已往經驗結合其實際情況，開通“綠色通道”，采取有利于利用，又不與檔案法律法規(guī)相違背的最好方式提供服務。
　　5.加強科技檔案的現(xiàn)代化管理
　　當今科學技術和信息的發(fā)展，檔案的信息化、網絡化已可行。為此，要改變傳統(tǒng)的思維和工作模式，將信息化、網絡化引入基層科技檔案工作，逐步實現(xiàn)基層檔案工作的現(xiàn)代化，同時，提供優(yōu)質、高效的檔案服務。
　　隨著宜賓電業(yè)局科技檔案管理水平的不斷提高，將真正、全面進入數(shù)字化、信息化管理。電力基層科技檔案工作也必將走向制度化、規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化，為企業(yè)提供更好的服務。

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