企業管理軟件的“漸進式實施方法”

時間：2024-07-10 19:10:21 計算機畢業論文我要投稿

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企業管理軟件的“漸進式實施方法”

　　隨著信息技術的高速發展，企業管理軟件技術上的不斷成熟，越來越多的企業開始在不同層次上應用企業管理軟件。但應用的成功率較低或效果不佳，是長期困擾人們的一個重要問題。原因并不在于軟件的功能或性能上有什么缺陷，而是軟件的使用上不夠合理。這里說的企業管理軟件，當然不只是單一功能模塊的簡單使用，而是至少包括包括庫存、采購、銷售、生產計劃在內的整體應用，需要企業不同部門相互配合、有效協作，才能通過管理信息系統更好地完成企業經營中的各個事項的處理。這樣對于信息化基礎較弱的企業來說難度較大，如果簡單采取傳統的實施方法，一般效果都不夠理想，本人在實踐中，結合具體企業的實際情況，提出了“漸進式實施方法”，有效地解決了系統實施中的部分問題。為了敘述方便，本文以下將“使用企業管理軟件而建立的計算機管理系統“簡稱為“電腦系統“。

一、系統實施過程中存在的主要問題

　企業管理軟件的實施一般可分為系統調研、數據準備、模擬運行或并行、切換實施、改進完善等幾個階段。其中，認真進行調查研究，作好充分的可行性分析，摸清情況是十分必要的，在此基礎上，數據準備是整理基礎資料，以便進行初始化和模擬運行，經過使用部分真實業務模擬運行，確認軟件的相應功能確切有效后，開發進行并行運行階段，并行是指原有手工系統照樣工作，同時在系統同步完成相應的業務處理，以證實系統運行結果是否正確可靠，之后再逐步將各個模塊切換至單軌狀態。在管理基礎較好、人員素質較高、業務較為規范的企業或者大批量、單一產品生產的特點為企業，如果上述步驟能夠步步落實，成功的可能性較大，而一些相對管理基礎薄弱、人員素質不是太高、產品以多品種、多規格、多型號為主的企業，這種方法存在多方面的問題在實際中難以解決，尤其是一些中小企業，企業管理軟件實施的成功率就很低，如果我們要求企業先進行“業務流程重組”和規范化管理時，他們往來會說：“正是因為原來管理不規范才需要用軟件的，否則，還用電腦和軟件干什么！”，當然，不斷學習、加強培訓、提高認識還是極其重要的，但有效的實施結果，才是最有說服力的，才可以直接提高企業人員加深對企業管理軟件的認識和提高信心。對實施過程中的主要問題，有針對性地采取有效的措施，往往可以達到事半功倍的效果。

（一）“初始化”工作量過大：
初始化的任務主要是整理并輸入基礎資料和初始余額。由于下列種種原因，導致初始化工作量過大，以致于不能按計劃完成，經常嚴重影響企業管理軟件實施的順利進行。
1、企業的貨品多品種、多規格型號、單件價值小而數量繁多。這種特點，給初始化工作中的很多內容帶來了更多的工作量和較大的難度。
2、庫存賬實不符，余額不確切。原有手工實物賬賬實不符，沒有正確的結存余額，如需要正確的結存余額就要進行庫存盤點。而進行盤點在業務繁忙、人手不足的情況下難以完成。
3 、動態存貨。除庫存結存余額以外，要想獲得準確的初始余額，還有生產過程中正在使用的原材料、半成品、已訂貨尚未到貨的在途材料等。存貨流轉環節越多，通過盤點獲取初始余額的難度就越大。
4 、人力不足。業務人員已定崗定員，每個職位的業務人員只少不多，又無法因電腦系統實施而使用臨時人員。所以在軟件實施過程中，一旦工作量加大就無法完成。而初始化工作量在個別崗位會增加到原來幾倍。實際中，還存在著增加工作量不增加報酬等矛盾，情況較為復雜。還有個別崗位人員不能勝任等問題等。
5 、基礎資料不完整。基礎資料主要包括部門檔案、職員檔案、客戶檔案、供應商檔案、存貨分類、存貨目錄、會計科目、產品技術資料等。往來因為一些基礎資料不夠準確完整，責任界限又不十分清楚，經常導致實施計劃不能按時完成。如存在一物多名、一名多物等現象。
6 、基礎工作不規范。企業業務處理程序不嚴格，手續不健全，甚至業務記錄不完整，而企業管理軟件只能按照規范的程序進行業務處理，不可能有太多的靈活，使軟件服務商疲于應付業務人員提出的各向落后業務處理方式靠攏的各種要求。業務人員由于缺乏規范業務處理的習慣反而覺得使用軟件束縛手腳，長期不能適應。
7 、結果：初始化長期不能完成。由初始化工作量過大、個別事項難度過大，使得初始化工作長期不能按要求完成。致使企業慢慢喪失了對電腦系統熱情和興趣，項目實施因此很可能不了了之，而企業經歷了一次這樣一次打擊后，重新振作起來，下決心再次實施管理軟件，恐怕至少要兩三年以后了。

（二）“并行”成為沉重的負擔和無意義的事后處理
并行是指手工系統與電腦系統同步完成業務處理，因為仍然延用原用辦法、程序來完成業務活動，所以所謂并行是不平等的，是以原有手工系統為主的，這樣就使電腦系統的處理成為了事后的數據錄入，根本對實際業務沒產生影響。
并行方式的本意是想讓電腦系統跟在手工系統后面，從而檢驗電腦系統的運行結果是否正確。如查某公司開發的企業管理軟件從來沒有在實際中用過，不知道是否能產生正確的結果，那么這種作法是無可指責的，然而事實是，很多軟件已在實際中多次成功應用，還要長時間并行，這又是為什么了呢。實際上，并行方式的采用，是源于對電腦系統的不信任或者是對操作人員使用能力的不信任。這種不信任，大降低了應用的成功率。比如一個人坐著轎車去旅行，由于此缺乏對轎車或司機的信任，道路遇有不平，車子顛簸，此人便下車前面步行，讓車子跟在后面“并行”，以檢驗車子是否能和他步行一樣正確到達目的地。軟件實施中的“并行”與此人的行為是完全一樣的，不知此人如果乘坐是飛機的話該怎么辦。

在“并行”過程中，主要會產生以下幾個方面的影響：

1 、工作量加倍

需要

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