信息系統采購管理論文

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信息系統采購管理論文

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信息系統采購管理論文

　　信息系統采購管理論文篇1

　　摘要：

　　20XX年1月，深圳市交警局交通科研所開展了交通信息采集與信息共用平臺項目以下簡稱”平臺項目的開發工作，該平臺項目是在多個現有交通監控系統的信息數據整合及匯總的基礎上，按照業務要求，以一定的算法對交通歷史數據作出融洽、加工及統計分析等操作。為用戶提供實時、準確的市區內整體交通狀況，實現智能化交通管理及監控。我有幸參與了解這個項目的建設，主要負責其中的項目采購管理和合同管理工作。

　　項目采購是從項目組織外部購買項目所需的產品和服務的過程，通過采購外單位的產品或服務，以滿足自身業務的需求，提高自身業務能力水平和效益。合同管理則是確保供方的執行符合合同的要求的過程。本文通過描述了本平臺項目的項目采購管理過程，詳細論述了項目中的采購管理和合同管理，以及采取的策越和步驟。同時，就本項目的采購管理和合同管理出現的問題和相應措施進行了一下反思。

　　正文：

　　20XX年1月，我參與了深圳市交警局交通科技研究所的平臺項目的建設工作。在本平臺項目建設之前，該交警局就已有多個交通應用系統，如：ATC及SMOOTH交通監控系統、網絡化車牌識別系統、交通誘導系統及OCTV人工錄入系統等。盡管這些系統在各自的領域里都能各司其職，但系統間彼此孤立，其交通信息數據的共享性和整合性較差，建設之初并且有考慮對市區整體交通信息數據的分析和利用。因此，就有必要建設一個能夠充分整合現有交通應用系統各類交通信息的綜合信息平臺，以便實現各類交通信息的開發和共享。同時，通過平臺的數據統計分析工作，把更完整、可靠的數據發送給外部發布系統，做到更加準確和及時的交通監控，從而實現智能化交通管理。

　　交通科技研究所是交警局一附屬企業，主要負責交警局新建系統項目的開發管理及對現有系統的維護。本所具有一定的開發能力，也有一些項目管理的經驗，但人手較少，現有技術骨干人員手頭上都有相關的項目在管理和維護中。更為關鍵的是：本市8月中旬將舉行世界大學生運動會，根據交警局領導的批示，本平臺項目必須在6月底上線，試運行一個月后，就要正式投入大運會交通監控管理的工作中。鑒于項目工期較緊迫，而且項目非常強調系統的穩定性和成熟性，我所經過幾次研討會議，決定通過向外單位采購方式解決項目需求。

　　采購策略可分為招標采購和非招標采購，招標采購就是由我方提出招標條件和要求，由多方供應商參與投標。通過招標的方式，我方能獲得比較合理的價格和優質的產品和服務，同時也可以促進供應商之間的公平競爭。非招標方式多用于標識規格的產品采購，通過市場多方詢價的方式，選擇供應商，相對比較簡單方便。而對于項目的采購管理過程而言，則可分為6個過程：

　　采購計劃編制：確定是否采購，采購什么，如何采購、何時采購等問題；合同編制：包括準備招標、詢價所需要的文件和確定合同簽訂的評估標準。記錄項目對于產品和服務的需求，并且尋找潛在的供應商；招標：依法公平、公正、公開地進行招標工作，發布項目采購招標書，接受供應商的投標書；供方選擇：按照科學、合理的評估標準，組織相關專家進行評標活動，審查、比較所有投標書，選擇綜合能力及性價比較高的供應商與之談判并簽訂最終合同；合同公里：合同管理是依據簽署的協議，確保供方的項目建設活動符合合同要求的一系列過程；合同收尾：包括確認產品或服務是否符合合同要求，以及對項目管理過程的收尾。

　　采購工作說明書，是根據項目范圍說明書、WBS和WBS字典制定而成。說明書詳細地規定了采購項目，以便潛在的供方確定他們是否有能力提供項目。項目合同就是定義買賣雙方各自義務的協議，對于供應商而言，就是定義其提供的指定產品或服務，項目驗收標準、款項交付等事項的協議。項目合同是項目的采購管理計劃得以瞎利實施的保證。

　　綜合項目的'復雜程度和專業性，我所決定通過招標方式，選擇實力及規模較大的行業領先軟件企業作為項目的軟件供應商。對于硬件設備，其價格比較透明，技術參數標準化程度較高，購買及維護也比較方便。因此，我們決定自行通過國內代理商訂購所需產品。

　　對于項目的采購過來工作而言，其成敗的關鍵在于采購計劃編制活動、招標活動的科學合理的安排以及對項目采購合同的完善管理：

　　一、充分了解項目狀況和項目實際需求，做好采購計劃編制。

　　在編制采購計劃前，我們組織相關行業特別是有同類型項目經驗的專家，對平臺項目的開發成本做了估算。一方面，估算平臺大致成本，以便檢查是否有直接預算支持；另一方面，也

　　可以作為合同的一個約束條件，控制項目成本。經過多次商討，定出成本估算值，并決定采用固定總價合同類型。

　　編制項目采購計劃最忌“關起門來，自作自受”，詳細、科學、合理的采購計劃是以項目實際情況作為立足點的。特別是對本平臺項目，涉及多個不同的應用系統，用戶類型和交涉的部門都比較多。因此，在制定采購計劃前，我們多次走訪各部門業務人員，并特別就業務關鍵崗位進行了全方位的學習和深入了解。這大大方便了我們界定清楚項目范圍，制作出初步的項目范圍說明書，并以其為基礎制作項目采購工作說明書及采購管理計劃。

　　二、科學、合理的招標過程，是為了通過公平、公開的競爭，讓優秀的供應商脫穎而出，這也是獲得優質的項目成果的關鍵。

　　在招標過程中，我們先在本市的政府采購中心網站登記相關招標信息，并舉行了最初的供應商碰頭會，以便我們就參與投標的各個供應商一個初步了解，也有利于潛在供應商對我們的項目有一個清晰、共同的理解。投標之前，我們同行業專家就相關競標企業進行了摸底排查，大致對其規模和實力有一定的了解。同時，就平臺項目的實際情況，制定了評標的標準及策略。招標過程中，我們先根據本行業信息系統的要求，設置篩選系統要求競標企業必須擁有計算機信息系統集成二級（或以上）資質和國家涉密計算機系統集成乙級或以上資質。然后依據前期研討會確定的項目技術參數及驗收標準，按照重要程度對每一個評價標準設定一個權重，按照供方所得項目技術標準綜合分，結合項目建設價格作為選擇供方的依據。

　　經過幾輪評選活動后，我們選擇了一家規模和實力較大，技術綜合得分及性價比都比較高的A公司作為本平臺項目的供方。A公司作為本行業的領先者，擁有多個類似項目的成功案例，而且之前也和本市警局做過其他業務項目，用戶口碑和行業評價都比較好。因為之前與交警局有過合作項目，也比較熟悉我方的采購管理流程。

　　三、合同管理是確保供方的執行符合合同要求的過程，是規范供方項目建設行為的標準。

　　鑒于本平臺項目的特殊情況，在本合同中，我們特別強調平臺項目的交付期和質量。平臺項目開發期從20XX年1月中旬開始，計劃6月底交付系統并進行試運行。合同的付款方式，我們按照這一的模式進行：附有首付款，按照項目關鍵里程碑設置多個進度款，每個里程碑能如期完成的支付特定額度的款項一般為合同的20%—30%。未能按期完成的，按照進度情況處于相應罰款。平臺項目能如期充工，并順利通過試運行及驗收，按合同說明共支付90%的合同額。項目建設完成后，留10%作為尾款，在供方免費維護期過后一年付清。系統開發過程中涉及交警局的機密信息和部分執法信息，對此，我們也做了信息保密的要求。在多方共同合作努力下，平臺項目在20XX年6月底順利通過驗收，基本實現了合同協議和項目范圍說明書的要求。經過一個月的試運行后，正式投入使用，并在大運會期間獲得良好的實用效果，得到了相關領導和國外來賓的高度評價。

　　我也就項目采購管理過程的一些不足之處進行了反思，例如：合同管理中，我們就A公司一些不符合合同要求的現象，在未經溝通情況下，對其進行了處罰。A公司認為是雙方溝通不到位造成的，所以對單方面的處罰多有微詞。經過這次項目建設，我體會到，項目合同不應該成為甲方的“棒子”，而是作為雙方共同為項目目標努力的標尺，這也是項目采購管理的成功保障。

　　信息系統采購管理論文篇2

　　摘要：

　　201X年6月，本人參與了“省圖書館RFID（無線射頻識別技術）信息管理系統”的項目建設，擔任項目經理一職。系統通過數字化標簽讀取技術，極大地提高了圖書的流通和管理效率，降低了館員的工作強度，全面提高了圖書館的服務質量和整體形象。該項目做為擬在全省范圍內應用推廣的數字圖書館建設重點工程之一，受到省市及有關領導的高度重視。做為建設方的項目經理，在項目的采購管理過程中，科學的運用項目采購管理的理論知識，結合自己的實踐，在項目的實施過程中，按照項目設計和計劃的要求，通過制訂合理的采購計劃、有效地選擇和管理供應商、加強對合同的管理等措施，確保項目采購產品的達到適質、適價、適時、適量的要求。同時針對在采購管理中出現的進度變更問題，采取了合情合理的溝通技巧，有效地控制了采購的風險，使得項目順利進展，保證了項目的工期、成本及質量，受到用戶方的高度評價。

　　正文：

　　一、項目概述

　　隨著中國的社會經濟文化持續發展，人們對科學文化教育事業的投入愈來愈多，圖書館的建設管理也是其中之一。圖書館的職能涵蓋圖書的采購、編目、典藏、流通、檢索等，目前都是依靠傳統的手工方式實現，效率低下，工作人員勞動強度大，應用RFID技術，可以將上述所有的業務環節進行信息化管理，提高各環節的服務品質和工作效率，全面提高圖書館的服務質量和社會效益。

　　本系統內容主要包括：圖書出入庫采編管理子系統、圖書數字識別分類管理子系統、圖書安全管理子系統、圖書自助檢索借還子系統等。項目主要工作是RFID標簽及其讀寫設備的安裝調試、RFID信息管理系統配套軟件的規劃開發和實施等。

　　圖書館的管理流通模式，突出圖書館以人為本的管理模式，強調圖書館的服務功能，讀者在館內擁有最大的自由活動空間，提高圖書館的管理效率，藏閱合一。結合圖書館的實際建設情況，在圖書館各層出入口設置圖書流通安全管理子系統，在各閱覽室內設置RFID館員工作站和自助服務區，方便館員對圖書的管理以及讀者進行查詢和借/還書處理，在圖書館書庫集中區域設置RFID圖書館典藏識別分檢子系統，館員可快速查找圖書、分類管理，減輕館員的總工作量，提高圖書的流通及管理效率。

　　項目啟動后，本人被公司任命為該項目的項目經理，全面負責項目的建設工作。在有關領導的親切關懷下，以及項目各組干系人的配合與支持下，我與項目組全體成員一起并肩作戰，通過近10個月的努力，終于在2015年3月全面通過系統驗收，項目總花費成本為98。38萬元，比計劃提前了15天完成項目建設。

　　該項目的成功與項目整體實施過程中對項目采購過程的有效管理也是分不開的。眾所周知，采購工作直接影響著項目建設的進度；采購質量的好壞也制約著項目質量的高低，并將決定項目建成后的連續、穩定和安全運轉。下面我就本項目的采購計劃、合同編制、供應商選擇、合同管理等方面對采購管理加以探討。

　　二、制定采購計劃

　　項目采購是一項復雜的工作，在實施具體的采購行為前首先要考慮項目的采購需求。這就需要結合項目的管理計劃、項目范圍說明書、工作分解結構表等等，決定項目必需采購的產品或服務、采購的數量、采購設備的規格要求以及質量要求、采購的時機、采購驗收標準等；在采購中應及時了解當前產品或服務的市場價位、市場供求情況，以便對采購成本作出一個比較準確的估算和預測，以使項目的資金使用率得到提高，優化項目采購管理中的資源調配。在制訂采購計劃中還要充分考慮采購的風險，根據風險管理計劃，對已識別的風險應采取有效的措施進行預防。比如供應商選擇的風險、設備不能及時到貨的風險、采購的設備質量未能達到驗收標準、售后維修風險等。通過對以上各種因素的分析，并參照了公司采購管理制度及操作流程的規定，我編制出詳細可行的項目采購計劃。

　　在采購實施工作中，為規范項目采購管理工作，我們同客戶方共同制定了“三審”制，即采購申請審批、詢價申報審批和到貨驗收三個關鍵點的審查。采購申請審批是在項目選型經過技術論證后開展；詢價申報審批是在確認供應商，并通過談判確認最終采購價格后開展。同時需提交供應商的相關證明文件、售后保證等承諾文件；到貨驗收是依據采購合同，執行到貨驗收的審查工作。“三審”制對于保證采購工作合理、規范的開展，發揮了重要作用。

　　三、編制合同

　　為了保證采購計劃的有效性，按時、高質量的'獲得外部產品和服務資源，必須制訂出項目的招標計劃。合同編制過程包括準備招標所需要的文件和確定合同簽訂的評定標準的過程。招標文件編制的質量將直接關系到招標工作是否能正常進行、授標后是否能順利履行合同。故我在編制過程中，力求做到內容完整、詳盡，用詞準確嚴謹，避免招標雙方對文件的理解和解釋產生岐義，增加評標工作量，影響招標工作的順利進行。

　　招標文件訂包括以下幾個方面：

　　技術文件：設備、散材及附件的技術條件和要求；

　　商務文件：包括詢價函、報價須知及供貨一覽表、合同基本條件及包裝、運輸等。在擬訂招標文件過程中，我組織了有關方面的專家及具備類似經驗的人員，從項目的實際需求出發，經過反復討論、審查、修改，最后形成定稿。對于關鍵件的選用，在廣泛了解市場及使用情況的基礎上，在招標文件上予以明確設備配套關鍵的規格型號及供貨廠商。這樣有利于提高各投標文件的響應性，防止投標文件內容及標價差異過大，從而減少評標的工作量。

　　四、供應商的選擇

　　在收到眾多供應商的報價之后，我組織相應人員對供方的供貨能力、提供的價格、產品質量和服務質量等進行評估，以選擇合格供方，確保采購的產品和服務符合規定要求。在開展此項工作中，我建立了一套供應商評價表，設置了包括：需求分析、產品價格、技術實力、企業資質、經驗質量、管理能力、售后服務等評價內容，并對每一評價內容按照重要程度設置了對應的權重標準。在設置權重時，我認為低價位是供應商選擇的一個比較重要的指標，但不一定是主要考慮因素，交貨周期及付款方式，甚至和供應商友好合作的關系等都是一些需要綜合平衡考慮的因素。依據供應商評價表，我組織了包括公司產品部、營銷管理部等干系人參與對具備合作意向的供應商進行統一打分，并將分數的高低做為選擇供應商的一個極其重要的指標。

　　在選定相應供應商之后，我安排公司合同管理員，參照公司的合同樣本制訂了采購合同。合同條款中重點明確設備規格、數據、價格、驗收標準、付款方式及交貨地點和交貨方式等條款。為了確保合同無漏洞，又請了財務、營銷管理部、公司法律顧問等相關人員共同審閱并會簽。經過相關部門及供應商共同對合同條文的反復商討及修訂，最終形成合同定稿。為了控制相關變更帶來的影響和風險，合同中特別明確當任一變更發生時，應及時書面通知對方，雙方就變更協商一致，方能執行變更，必要時可就變更事項簽訂補充協議。

　　五、合同管理

　　合同管理過程是確保供應商執行符合合同的需求，我根據合同及采購規劃設立了對供應商的檢查點，要求供應商按時提交合同進展情況、工程安裝調試進度等等，以便及時有效地監督合同執行情況。

　　在執行本項目的采購合同中，我針對所采購的應用服務器及WEB服務器的到貨及安裝要求，設置了幾個主要的檢查節點，要求供應商報告設備的訂貨狀況、貨物的擬發運日期、到貨日期、貨物的驗收報告、現場的安裝調試報告等。在合同執行過程中，由于黨校領導層決定提前上線教學管理系統，故要求服務器需要提前10天到位。本人得知此信息后及時和供應商及其領導溝通，希望對方能夠理解，表示為了建立雙方長期的合作關系，希望供應商盡力配合，解決實際的問題，以給我們的高層領導們留下良好的印象，達到雙贏的效果。同時本人表示在到貨后，將積極按合同要求組織相關的人員進行貨物的驗收，并聯系好客戶方對小型機的安裝調試給予積極的配合。經過項目組與供應商及客戶三方的能力合作，服務器按要求的進度順利完成了安裝和調試。最終項目比預定計劃提前了15天完成了驗收。

　　六、合同收尾

　　當全部采購的設備都按照合同條款進行驗收核實后，就進入了合同收尾階段，我同時也向財務部門提出了合同尾款的支付申請。同時對于一些過程文檔（包括工作說明書合同、發貨單、收貨單、驗收單等等）進行了歸檔整理，對采購管理中獲得的經驗與教訓也做了備案記錄。

　　在合同收尾時，我們對本次采購的供應商就本次采購進行了良好的評價，今后可以根據此衡量繼續展開合作，和供應商建立健全一種長期的合作關系能持續發送供貨行為，保證優質及時的供貨，從而有效地降低項目采購總成本。

　　結束語

　　由于實施過程中對項目采購管理得當，促進了項目順利實現項目的各項目標，確保了項目按即定的成本和預算完成了。我們的項目組贏得了公司與客戶的一致好評，同時也和供應商建立了良好的合作關系。在今后的工作中，本人將繼續總結經驗教訓，最大限度地滿足項目干系人的需求和希望的目的。

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